Podstawą działania wielu sklepów internetowych jest tzw. informatyczny system sprzedażowy. Jego główne elementy składowe to interfejs klienta i moduł transakcyjny. Wspólnie umożliwiają one obsługę dwóch podstawowych funkcji e-sklepu: przeglądanie produktów oraz dokonanie transakcji.

Bardziej rozbudowane wersje „sklepów internetowych” posiadają także szereg innych funkcji, np. płatności online, śledzenie procesu realizacji zamówienia czy opinie użytkowników. Niektóre, bardziej rozbudowane platformy, mogą także oferować rozwiązania wspomagające magazynowanie czy funkcję automatyzacji kompletowania zamówień. Pokrótce jednak rzecz ujmując, systemy tego typu zapewniają przede wszystkim obsługę na linii specjalista ds. obsługi – klient.

Wycinkowa obsługa procesów ≠ obsługa przedsiębiorstwa

Czy jednak dokonywanie i realizacja systemowa transakcji jest jedynym procesem przed obsługą którego staje e-biznes? Otóż nie. Sklep online, niezależenie od branży w jakiej funkcjonuje, wciąż pozostaje „realnym” przedsiębiorstwem, w którym nieprzerwalnie zachodzą i rozwijają się procesy tj.: zatrudnianie pracowników, obsługa procesów księgowych i magazynowych. Oczywiście istnieją firmy, w których rozbudowany system e-commerce będzie wystarczający do ich realizacji. Najczęściej jednak… do czasu.

Można to lepiej zobrazować na najprostszym przykładzie. Wyobraźmy sobie, że mimo stale rosnącej liczby zamówień, właściciel przedsiębiorstwa ciągle nie decyduje się na podjęcie kroków zaradczych. Wzrasta ryzyko braku realizacji wysyłek na czas. W konsekwencji przedsiębiorca musi liczyć się ze spadkiem ocen w sieci (listy rankingowe, porównywarki, strony opiniujące, np. Trusted Shops czy Opineo). Szukanie wyjścia z sytuacji, którym często jest wzrost zatrudnienia czy uruchomienie II zmiany na magazynie, niekoniecznie przekłada się na utrzymanie wysokiej jakości obsługi czy zwiększenie zysków.

Podsumowując: im bardziej czasochłonne, skomplikowane bądź złożone stają się działania w tle, logistyka i zarządzanie tzw. „zapleczem” przedsiębiorstwa, tym mniej funkcjonalny staje się system, który zapewnia jedynie „wycinkową” kontrolę nad procesami. Co istotne – zwlekanie z implementacją całościowych rozwiązań zwykle nie okazuje się korzystniejsze pod względem finansowym.

Rozwiązania ERP dla e-commerce

System ERP to rodzaj modułowego oprogramowania, które zapewnia pełne zarządzanie zasobami i procesami zachodzącymi w firmie. Obrazowo rzecz ujmując, za jego pomocą można ułożyć w odpowiedniej kolejności, zgodnej z rzeczywistym przebiegiem, poszczególne procesy obsługiwane do tej pory przez różne narzędzia informatyczne. Wymiana danych między systemem ERP i e-sklepem zyskuje przewagę przede wszystkim w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba dużej automatyzacji w realizacji powtarzalnych czynności związanych z realizacją zamówień klientów m.in. kompletacja, weryfikacja, pakowanie. System ERP jako fundament zarządzania w firmie służy również do zaawansowanego raportowania finansowego czy prowadzenia pełnej księgowości.

Wartym polecenia systemem ERP jest system Streamsoft Verto. Wśród dostępnych na rynku systemów ERP wyróżniają go mocno rozbudowane funkcjonalności branżowe dedykowane dla e-commerce po stronie obsługi procesów back-office. Wśród najistotniejszych rozwiązań można wymienić:

  • Moduł WMS: służący do szybkiej i sprawnej kompletacji zamówień z wykorzystaniem kolektorów magazynowych oraz kodów kreskowych, przyjmowania dostaw, rozkładania produktów czy inwentaryzacji.
  • Panel dla pakowaczy: uproszczony interfejs, duże klawisze, widok zamówień i produktów ze zdjęciami; powodują, że weryfikacja wysyłek przebiega bardzo szybko. Dodatkowo możliwość wydruku niezbędnych dokumentów (etykieta kurierska, dokument sprzedaży) sprawia, że nie zachodzi konieczność korzystania z dodatkowych programów.
  • Realizację dostawy: dedykowane funkcje związane z realizacją zamówień wynikające z obserwacji i analizy procedur działania w danej firmie, niemożliwe do zrealizowania w „pudełkowym” systemie, niedopasowanym do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, np. funkcja automatycznego parowania rozliczeń za zamówienia (pobrania, e-płatności, przelewy), zintegrowana z dostępnymi w danej firmie opcjami płatności / dostawy.
  • Sposób dostawy: dedykowane pola/ funkcje dot. sposobu dostawy (wybór firmy kurierskiej spośród tych wykorzystywanych w danej firmie), wybór metody płatności (PayU, PayPal, pobranie, paczkomat, FerBuy etc.), drzewo kategorii produktów (możliwość odzwierciedlenia przypisania produktów tak jak w systemie frontowym), obsługa wariantowości (np. model, kolor, rozmiar), produkty ze zdjęciami i specyficznymi dla nich parametrami.
  • Dostosowanie layoutu: wygląd i funkcje programu dopasowane są do stanowiska/pełnionej roli; np. w panelu pracownika BOK dostępne mogą być: widok zamówień, zwrotów, reklamacji, kontrahentów; dodatkowo panel taki może być powiązany i zintegrowany np. z centralką VOIP, która jeżeli zadzwoni klient, automatycznie ustawi się na jego rekordzie; operator otrzyma pełną informację o historii współpracy.

Poza tym Streamsoft Verto posiada także pewne standardowe, co nie znaczy mniej użyteczne, cechy i funkcje systemów tej klasy, tj. zapewnia wsparcie:

  • Logistyki magazynowej ¬(Moduł Logistyka Magazynowa): umożliwia m.in. podział magazynu na dowolnie wybrane miejsca składowania, udokumentowanie obrotu towarowego na poszczególnych miejscach składowania, wsparcie procesu inwentaryzacji.
  • Gospodarki magazynowej (Moduł Gospodarka Magazynowa): przeznaczony do prowadzenia wielomagazynowej gospodarki towarowej i materiałowej — umożliwia m.in. obrót towarowy, usprawnia wystawianie dokumentów, prowadzenie rejestru stanów magazynowych.
  • Zaopatrzenia (Moduł Zaopatrzenie): dokładne informacje o zasobach oraz materiałach zgromadzonych w magazynach; zaawansowane funkcje analiz, kontrola postępu realizacji wysłanych zamówień, pomoc w redukcji kosztów zaopatrzenia.
  • Procesów zakupowych (Moduł Zakupy): kontrola realizacji umów/zamówień, automatyzacja generowania dokumentów; ułatwia kontrolę dostaw, cen i terminów; wspomaga tworzenie faktur na podstawie dokumentów magazynowych.
  • Księgowości (Moduł Finanse i Księgowość): usprawnia pracę księgowości, umożliwia obsługę dokumentów w dowolnej walucie; istnieje opcja wykorzystania własnych schematów dekretacji oraz przeglądanie dowolnych wartości dla kont.

Podsumowując, inwestycja w system ERP jest najpraktyczniejszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy służący nam do tej pory informatyczny system sprzedażowy stał się „za ciasny”, by za jego pomocą obsłużyć wszystkie zasoby i procesy zachodzące w naszym e-biznesie. Warto mieć na uwadze, iż działania back-office nie powinny być przez przedsiębiorców traktowane jako marginalny dodatek. Są one bowiem fundamentem sprawnej działalności nowoczesnego przedsiębiorstwa działającego w handlu internetowym.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here