Coraz więcej przedsiębiorstw bazuje na elektronicznej wymianie danych – EDI. Czym dokładnie jest EDI i jakie ma zastosowanie w biznesie?
Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange, EDI) to określenie automatycznej wymiany danych oraz dokumentów odbywającej się pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z użyciem ustalonych formatów komunikatów.
Dzisiaj większość firm korzysta z komputerów oraz z internetu. Dzięki systemom wykorzystującym EDI – elektroniczną wymianę danych, mogą one współpracować ze sobą jeszcze efektywniej.
Jaki jest cel EDI?
Głównym celem Electronic Data Interchange, czyli elektronicznej wymiany danych jest oszczędność czasu i pieniędzy. Taki efekt uzyskuje się poprzez eliminację wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do systemów oraz przyspieszenie przepływu danych dzięki użyciu specjalnych aplikacji komputerowych wykorzystywanych przez firmy stosujące EDI.
W konsekwencji dochodzi do zmniejszenia czasochłonności i pracochłonności procesów, informacje są łatwiej dostępne, eliminuje się ryzyko ich nieprawidłowego wprowadzenia, poszerza się i uściśla ważne dane. Dane dostępne są natychmiastowo, dlatego nie trzeba oczekiwać na ich uzyskanie.
Warto przy tym zaznaczyć, że EDI nie należy kojarzyć z rodzajem poczty elektronicznej czy komunikatora internetowego. Wymiana danych odbywa się między systemami informatycznymi, a nie bezpośrednio między ludźmi. Dane te mogą być wtedy przetwarzane automatycznie przez komputery, bez potrzeby angażowania w ten proces człowieka.
Na czym polega elektroniczna wymiana danych?
Aby przedsiębiorcy mogli cieszyć się z tych korzyści, muszą wybrać system EDI i wdrożyć go. W systemach tego rodzaju stosuje się specjalne komunikaty EDI oraz standardy EDI, na których bazują systemy elektronicznej wymiany danych.
Komunikat EDI – techniczny sposób zapisu komunikacji między stronami – zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i do zewnętrznych kontrahentów.
Standard EDI – ściśle określone formaty dokumentów wymienianych między uczestnikami EDI.
Nie określa się jednak sposobów komunikacji, które mogą być różne. Najczęściej stosuje się takie jak: AS2, TCP/IP, HTTPS, FTP, SOAP, X400, TGMS, TIP/EAP, Frame Relay, ISDN, OFTP.
Dzięki temu, że w procesie elektronicznej wymiany danych stosuje się takie same standardy i komunikaty, możliwe jest znaczne ułatwienie całego procesu. Każdy z uczestników wymiany informacji ma je jak na dłoni – niezależnie od tego, z jakiego rodzaju oprogramowania korzysta, ponieważ mają one wspólny „język”. Stosowanie EDI nie jest limitowane różnicami w oprogramowaniu dzięki wspólnej bazie komunikatów i standardów.
Zastosowanie EDI w przedsiębiorstwach
Aktualnie elektroniczna wymiana danych uznawana jest za fundament nowoczesnego rynku. Doskonale sprawdza się w sektorach produkcyjnych, detalicznych, przy śledzeniu transportu w dystrybucji, także przy uzupełnianiu zapasów oraz przy płatnościach elektronicznych.
Badania wskazują, że wdrożenie elektronicznej wymiany danych pozwala na uzyskanie oszczędności wynoszących aż do 80%!
EDI pozwala na wymianę danych takich jak:
- faktury
- faktury korygujące
- zamówienia
- potwierdzenia zamówień
- awiza wysyłki
- i wiele innych
EDI należy postrzegać jako element długoterminowej strategii, która usprawnia kompleksowo działanie przedsiębiorstw, daje oszczędności czasów i kosztów, zmniejsza błędy, ponieważ eliminuje procesy, które prowadzone są ręcznie przez pracowników.
Jak możemy wdrożyć EDI w firmie?
Aktualnie w Polsce działa kilka firm specjalizujących się w dostarczaniu rozwiązań w ramach elektronicznej wymiany danych EDI – jedną z nich jest firma Edison, która od lat zajmuje się oferowaniem klientom zaawansowanych systemów tego rodzaju.
Dzięki swojemu szerokiemu doświadczeniu firma Edison zapewnia klientom kompleksowe wsparcie we wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Zapewnia również wsparcie w ramach integracji technologii EDI z metodami działania firmy.
Więcej informacji dotyczących elektronicznej wymiany danych można znaleźć na stronie internetowej firmy Edison pod adresem: edison.pl.
