Elektroniczny obieg dokumentacji staje się coraz popularniejszy. Nic w tym dziwnego – dzięki niemu firmy oszczędzają zarówno czas, jak i pieniądze. Wydajność pracowników rośnie, skraca się czas realizacji transakcji, a poufne dane przedsiębiorstwa i jego klientów są jeszcze lepiej chronione – nic tylko się cieszyć! Ale czym właściwie są systemy elektronicznego obiegu dokumentacji i jakie korzyści płyną z wdrożenia takiego narzędzia?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Do wielu firm, bez względu na wielkość, ilość zatrudnionych osób czy branżę, każdego dnia spływa kilkadziesiąt, a nawet kilkaset dokumentów. System elektronicznego obiegu dokumentacji to nic innego, jak narzędzie, która pozwala nad nimi zapanować – odpowiednio je archiwizować, a także dystrybuować zawarte w nich informacje. Tego rodzaju systemy jako nośnik istotnych dla nas zapisków wykorzystują nie przestarzały już papier, a ekrany naszych komputerów, a zamiast składować je w pochłaniającym cenną biurową przestrzeń archiwum, zapisują dane w wirtualnej chmurze.
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli istotna oszczędność czasu
Dlaczego warto wdrożyć tego typu rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie? O niektórych z zalet wspomnieliśmy już we wstępie. Rozwińmy je jednak. Po pierwsze, systemy elektronicznego obiegu dokumentacji, takie jak np. Baseline™ przyczyniają się do znaczącej oszczędności czasu w Twojej firmie. Jeżeli nadal korzystasz z dokumentów w wersji papierowej, prawdopodobnie wiesz, że do dystrybucji jednej informacji np. wśród wszystkich pracowników, potrzeba upływu naprawdę wielu minut oraz wkładu pracy któregoś z nich. Ktoś musi wstać od biurka, wydrukować wystarczającą liczbę dokumentów, a potem dostarczyć je reszcie. Brzmi jak mordęga? No właśnie…
Sposób na oszczędzanie pieniędzy
EOD (skrót od: elektroniczny obieg dokumentów) to także doskonałe źródło oszczędności pieniędzy. Pomijając to, że dzięki niemu Twoi pracownicy mogą spędzać czas bardziej produktywnie, niż przekładając i dystrybuując między siebie kolejne kartki papieru, warto podkreślić, że tradycyjne dokumenty to prawdziwa skarbonka bez dna. Drukarki i ich konserwacja, papier, tusze, naprawy… To wszystko pochłania zasoby finansowe, które przecież możesz zainwestować w znacznie lepszy sposób.
EOD, czyli biuro przyjazne dla środowiska
Taki system to także gratka dla ekologów. Elektroniczny oznacza coraz częściej „nie zjadający nadmiernej ilości zasobów”. Pomyśl, ile kartek papieru zaoszczędzisz, zmieniając tradycyjne dokumenty na te w wersji zdigitalizowanej. Może się wydawać, że papier nie jest drogi, jednak drzewa, z którego w dalszym ciągu jest on produkowany, są bezcenne.
Podsumowanie
Jak widzisz, korzystanie z dokumentów w wersji elektronicznej ma mnóstwo zalet. Prawdopodobnie w jakimś stopniu już z nich korzystasz i odczuwasz wygodę, jaka temu towarzyszy. Pamiętaj, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie Twoje dokumenty przybrały formę elektronicznych bytów. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, pieniądze, przestrzeń i kilka zielonych drzew. Naprawdę warto!
